9. Financeiro

Módulo que permite total administração financeira do estabelecimento. Controle do Contas a pagar, contas a receber, administração do fluxo de caixa conciliando as contas bancárias e o caixa. Todo o entendimento do módulo está descrito nos itens:

• 9.1. Documento a Pagar
• 9.2. Pagamento de Títulos
• 9.3. Recebimento de Parcelas / Cobrança
• 9.4. Adm de Recebimento via Cartões e Cheques
• 9.5. Cheques para Depósito
• 9.6. Fluxo de Caixa
• 9.7. Transferência de Valor entre Portadores
• 9.8. Relatório de Lançamentos
• 9.9. Relatório de Faturamento
• 9.10. Cadastro de Agência Bancária
• 9.11. Cadastro de Portador com Tipos de Pagamentos
• 9.12. Históricos de Lançamentos

Tela para cadastrar todos as compras, despesas e investimentos. Todos os documentos geram títulos que alimentam uma agenda de pagamento. Os documentos de compra alimentam o estoque de produtos.

Clique no título de cada operação para ver um video de exemplo:

• Cadastro de um Documento: demonstrar como fazer um cadastro rápido;
• Cadastro de um Documento com vários títulos: geralmente um contrato anual com pagamentos mensais ou uma compra parcelada. Um exemplo de contrato é o firmado com o www.todeferias.com.br ,  cadastre o documento no valor de 1 ano e divida em 12 títulos;
• Cadastro de um Documento de Compra de Itens do Estoque: entrada de documento com itens que entram no controle de estoque;
• Imprimir um Espelho do Documento: usando quando o administrador exige uma assinatura de autorização para pagamento do documento;
• Alterar os Títulos Gerados: rotina usada quando ocorre uma negociação com o fornecedor para alterar os vencimentos e os valores;
• Pagar o Documento no Cadastro:para os documentos que já foram pagos, como por exemplo o mercado. Na própria tela de cadastro do documento pode-se fazer a baixa do pagamento, desta forma não alimenta a agenda de pagamentos e já atualiza o fluxo de caixa;
• Estornar um Pagamento de Título: rotina usada para voltar um título como aberto;
• Fechar Documento: para os documentos de compra com itens no estoque, no momento que fecha é realizada a entrada no estoque. Para os demais documentos, fechar documento ajuda na administração dos mesmos.
• Alterar um Documento Fechado: atende eventuais necessidades de se alterar alguma informção no documento já fechado.

Tela referente a agenda de pagamentos. Todos os documentos cadastrados na tela documentos de entrada geram informações de pagamento para agenda. Através da agenda faz a baixa do pagamento, emite relatório de contas a pagar e contas pagas.

Clique no título de cada operação para ver um video de exemplo:

• Dar Baixa no Pagamento de um Título: Operação mais comum. A baixa de pagamento alimenta o fluxo de caixa no portador escolhido;
• Exibir os Itens do Documento no Título: necessário quando o fornecedor e o histórico não são suficientes para saber o que está sendo pago, como por exemplo a compra de vinhos no mercado;
• Consultar Títulos Independente do Pagamento: gerar relatório de titulos pagos, não pagos e todos;
• Consultar Títulos por Fornecedor
• Abrir o Cadastro do Documento de Origem: no momento do pagamento percebe-se a necessidade de alterar alguma coisa no documento, como uma negocição de refinanciamento;
• Estorno de Pagamento: rotina usada para voltar um título como aberto.

Tela usada para adminsitrar todas as entradas financeiras, como parcelas das hospedagens, restaurante, depósitos das administradoras de cartões de crédito e débito.

Ao entrar na tela o sistema já mostra os valores que tem para receber no dia e os atrasados. Conforme os recursos são identificados já são baixados. Até o final do dia se ficou algum valor pendente a cobrança já pode ser feita.

O uso da tela deve ser diário para não ficar nenhum recebimento pendente de baixa ou de cobrança.

Os tipos de recebimentos são:

• Parcela de Hospedagem: na tela de hospedagem é cadastrado o plano com definição de datas de vencimentos e valores;
• Parcela de Restaurante: no fechamento da conta do restaurante, pode-se negociar um plano com datas de vencimento e número de parcelas;
• Recebimento do Cartão de Débito: ao receber um valor de hospedagem ou restaurante na forma cartão de débito, o recurso financeiro fica disponível no banco no dia seguinte descontando a taxa de administração. O sistema automaticamente baixa a conta do cliente, faz uma saída referente a taxa da administradora e uma saída para abrir um controle a receber de cartão de débito. No dia seguinte a tela mostra a parcela a receber da administradora.
• Recebimento do Cartão de Crédito: ao receber um valor de hospedagem ou restaurante na forma cartão de crédito, o recurso financeiro fica disponível no banco 30 dias após descontando a taxa de administração. O sistema automaticamente baixa a conta do cliente, faz uma saída referente a taxa da administradora e uma saída para abrir um controle a receber de cartão de crédito. Após 30 dias o sistema mostra o valor a receber da administradora. Para pagamentos parcelados no cartão de crédito, o sistema faz a geração de recebimento conforme o número de parcelas.

Clique no título de cada operação para ver um video de exemplo:

• Dar Baixa no Recebimento de Hospedagem: operação na identificação de um pagamento de uma hospedagem;
• Dar Baixa no Recebimento de Restaurante: operação na identificação de um pagamento de restaurante;
• Dar Baixa no Depóstio da Administradora de Cartão de Débito: operação na identificação dos depósitos com os comprovantes de cartão de débito;
• Dar Baixa no Depóstio da Administradora de Cartão de Crédito: operação na identificação dos depósitos com os comprovantes de cartão de crédito;
• Fazer Cobrança de Hospedagem: na identificação de um atraso, abrir a tela de hospedagem para fazer os contatos e as atualizações;
• Fazer Cobrança de uma Conta do Restaurante: na identificação de um atraso, abrir a conta do restaurante para fazer os contatos e as atualizações;
• Depósito da Administradora do Cartão Pendente ou Não Identificado: na dúvida do valor a receber da administradora do cartão, consulte a hospedagem ou o consumo do restaurante que originou o valor;
• Procurar uma Parcela Específica: para as situações onde há necessidade de fazer uma busca, como por exemplo, um cliente que resolve pagar adiantado e não se sabe a data de vencimento;
• Relatório de Parcelas Pagas: nas situações onde há necessidade de fazer uma pesquisa no que está pago;

As informações desta tela são alimentadas automaticamente pelo sistema quando o cliente paga a hospedagem ou o restaurante em cartão de débito, cartão de crédito, cheque ou cheque pré-datado. Nessas situações a conta do cliente é baixada e a administração financeira desses recursos passa a ser feita por essa tela.

Todas as funções administrativas desses controles são atendidas na tela de recebimento de parcela / cobrança. Acessos eventuais nessa tela para consultar as origens dos valores e fazer algumas atualizações quando necessário.

Clique no título de cada operação para ver um vídeo de exemplo:

• Consultar os Controles de um Período:início das operações quando se pretende fazer uma pesquisa;
• Consultar a Origem de um Valor de Cartão de Débito: pesquisar a origem do valor de um cartão de débito;
• Consultar e Alterar Parcela do Cartão de Débito: pesquisar a data de recebimento do cartão de debito e alterar, caso o banco avise que irá fazer o depósito em outra data;
• Estornar valor recebido da Administradora do Cartão de Débito: na identificação de uma baixa de recebimento indevida;
• Consultar a Origem de um Valor de Cartão de Crédito: pesquisar a origem do valor de um cartão de crédito;
• Consultar e Alterar Parcela do Cartão de Crédito: pesquisar as datas de pagamento do cartão de crédito e alterar, caso o banco avise que irá fazer o depósito em outra data;
• Estornar valor recebido da Administradora do Cartão de Crédito: na identificação de uma baixa de recebimento indevida;
• Consultar a Origem de um Cheque ou Cheque Pré-datado: pesquisar a origem do valor de um cheque;
• Alterar a Data de Depósito de um Cheque ou Cheque Pré-datado: operação efetuada quando a administração aceita solicitação do cliente para depositar em outra data;

Tela que mostra todos os cheques recebidos com data de depósito em branco ou menor e igual a data de hoje.

O acesso deve ser diário para que não perca nenhuma data de depósito, e deve-se selecionar os cheques para confirmar.

Clique no título de cada operação para ver um vídeo de exemplo:

• Selecionar e Registrar o Depósito dos Cheques: operação realizada quando é feito a relação para envio ao banco;
• Alterar uma Data de Depósito: operação realizada quando aparece um cheque que não pode ser depositado e sua data deve ser alterada;
• Pesquisar um Cheque Específico: fazer uma busca pelo número do cheque;

A tela mais importante para validar todas as rotinas do financeiro. Conforme os pagamentos das contas e o recebimento das parcelas vão ocorrendo, as informações são alimentadas no fluxo. Diariamente deve-se conciliar os pagamentos e recebimentos no fluxo com as contas bancárias e o caixa. Fazer a conciliação das contas é a garantia que as operações estão sendo executadas corretamente.

Clique no título de cada operação para ver um vídeo de exemplo:

• Consultar o Movimento do Dia por Portador: operação realizada no final do dia para validar o movimento;
• Consultar Resumo do Movimento Mensal: análise mensal das entradas e saídas;
• Fazer um Lançamento no Fluxo: necessário quando não existe um documento de origem, como retirada do proprietário, pagamento de taxas bancárias, crédito ou débito para acerto de saldo, etc;

Tela utilizada para fazer os depósitos em dinheiro ou movimentação entre as contas. Os lançamentos atualizam o fluxo de caixa.

Clique no título de cada operação para ver um vídeo de exemplo:

• Fazer Depósito:saída do caixa para a conta corrente;
• Transferir Saldo: fazer uma transferência entre contas, como por exemplo, cobertura de saldo;

Relatório usado para fazer a análise das conciliações. A tela fluxo de caixa deve conciliar com o caixa e com as conta bancárias. Quando existe divergência nos valores, esse relatório é utilizado para pesquisar. Mostra o cliente, valor, funcionário que fez o lançamento, data e hora.

Esse relatório pode ser utilizado para o funcionário fazer seu fechamento de caixa, por exemplo, o funcionário recebeu 4 pagamentos em cartão de débito, mais 5 em crédito, 2 cheques e 300,00 reais em dinheiro. Tira o relatório com esses valores e passa para o responsável, desta forma o funcionário garante seu trabalho e já contribui com a conciliação das contas no fluxo de caixa.

Clique no título de cada operação para ver um vídeo de exemplo:

• Listar o Relatório de um dia:relatório para fazer um fechamento diário;
• Listar o Relatório de um Funcionário: para fechamento do período de trabalho de um funcionário;
• Listar o Relatório de um Histórico: para pesquisas específicas necessárias na análise de conciliação;

Relatório gerencial para análise de desempenho de um período, incluindo análise financeira e taxa de ocupação.

Clique no título de cada operação para ver um vídeo de exemplo:

• Listar o Relatório

O cadastro de agência é utilizado no cadastro de portador, que veremos no item 9.11. Todas as agências cadastradas no todefrias são únicas para todos os anunciantes, por tanto, pode ser que a sua agência já esteja cadastrada.

Clique no título de cada operação para ver um vídeo de exemplo:

• Cadastro de Agência: operação para cadastrar uma agência que ainda não consta no sistema;

Principal tela de configuração para o perfeito funcionamento do sistema financeiro.

Um portador é um local onde existe dinheiro. Exemplificando o Caixa do estabelecimento é um portador e a conta corrente é outro. Para os estabelecimentos que possui um caixa no empreendimento, outro em um escritório externo e mais de uma conta bancária, cada local é um portador específico, que serão utilizados nas telas de pagamento de titulos, recebimento de parcelas e conciliados no fluxo de caixa.

Para cada portador deve ser configura o tipo de entrada, por exemplo:

• Caixa: recebe dinheiro, cheque, cheque pré-datado, e faz o movimento quando é oferecido cortesia;
• Conta Corrente: recebe depósito, cartão de crédito, cartão de débito. Recomendamos criar para as contas bancárias o tipo dinheiro para fazer os pagamentos de titulos com boletos, ted, doc, etc.

O sistema gera automaticamente o portador CAIXA com tipo de pagamento DINHEIRO, as demais formas e portadores precisam ser cadastrados conforme os vídeos explicativos abaixo:

• Configurar Cheque no Portador Caixa
• Configurar Cheque Pré-Datado no Portador Caixa
• Configurar Cortesia no Portador Caixa
• Cadastar um Novo Portador
• Configurar Depósito no Portador de Conta Corrente
• Configurar Cartão de Débito no Portador de Conta Corrente
• Configurar Cartão de Débito Parcelado no Portador de Conta Corrente
• Configurar Cartão de Crédito no Portador de Conta Corrente
• Configurar Cartão de Crédito Parcelado no Portador de Conta Corrente
• Configurar Boleto Bancário no Portador de Conta Corrente
• Inativar um Tipo de Pagamento: necessário quando deixar de receber um tipo de pagamento, por exemplo, deixar de usar cartão de credito de um banco e colocar em outro;

Tela para configurar os históricos que aparecem no fluxo de caixa. Todas as telas do financeiro dependem de um histórico criado antes. Alguns históricos são criados automaticamente pelo sistema e outros o usuário precisa cadastrar.

Os históricos são separados por tipo de operação.

• Tipos de operações onde os históricos são criados pelo usuário:
  • Contas a Pagar: históricos usados no cadastro de documentos a pagar;
  • Fluxo de Caixa: históricos usados em configurações no portador, transferência de valores entre portadores, depósito de cheques e fluxo de caixa;
  • Controle de Cartão de Crédito e Débito: históricos usados nas parcelas dos valores a receber das administradoras de cartões;
• Tipos de operações onde os históricos são criados automaticamente pelo sistema:
  • Parcela de Hospedagem/Locação: históricos usados no recebimento de hospedagem;
  • Restaurante/Loja/PDV: históricos usados para recebimento do restaurante;
  • Taxas e Consumações na Hospedagem/Locação: históricos usados para recebimento de consumações da hospedagem;
  • Credito do Cliente na Hospedagem/Locação: históricos usados quando o cliente deixa um dinheiro em crédito na conta da hospedagem. Ver item 4.2. deste manual;
  • Desconto na Hospedagem /Locação: históricos usados quando é concedido um desconto na tela de pagamento. Ver item 4.2. deste manual;
  • Bloqueio Caução na Hospedagem/Locação: históricos usados quando a reserva é feita via bloqueio caução. Ver item 4.2. deste manual;
  • Prestação de Contas Com Proprietario do Imovel na Locação: históricos usados por flats onde existe um proprietario de unidades e é feito o repasse.

Clique no título de cada operação para ver um vídeo de exemplo:

• Criar Histórico de Pagamento de Contas a Pagar
• Criar Histórico de Saída do Fluxo de Caixa
• Criar Histórico de Entrada no Fluxo de Caixa
• Criar Histórico de Recebimento da Administradora de Cartões
• Criar Histórico de Devolução para Administradora de Cartões
• Inativar Histórico:  operação necessária quando um histórico não deve ser mais utilizado;